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Remote, Hybrid, Office - Which one is the best working option at Tech Company?

 For more than one year, we looked/are looking tons of decisions and perspective about the best working option - Remote, Hybrid, Office. As a result, there is no “one” perfect way. It should be applied options depending on the industry, organization, role. In this blog, I compiled my idea in the Tech (Software, SaaS, Non-Physical product) company from my experience.

In the Tech (Software, SaaS, Non-Physical product) industry and organization, I also found multiple decisions and perspectives for Remote/Hybrid/Office work environment. Someone consider “Remote make productivity and creativity improved more”, others consider “Office is the best. Remove decreased productivity and/or creativity”.  In the other view, New members felt that they could not be included into the existing team, company, organization. I believe all opinion must be true for them.

 Last year, I started to work at two organizations. And I considered one organization can be applicable to Remote, but others needs to take Hybrid model. One organization is Online MBA team, another is commercial global company at Tokyo, Japan. Really, I decided to visit office once or twice a week from this year for discussing the following three topics. Because, I consider it difficult to make my expected level of progress with only Remote at the commercial global company at Tokyo, Japan.

  • Develop a new strategy and framework, and make them to actionable and trackable task
  • Complicated problem - we cannot find out how to resolve it
  • Project and/or program looks moving forward, but no outcome or no remarkable progress, but anyone cannot find break through idea

On the other hand, at Online MBA team, we were able to handle above three topics. We did creative work - analyzed situation, and found problem, and created a solution - completely online-Remote. Also, we did productive work - Made up slides, project management - as well.  We did not need to meet up in person. All things done well on Zoom.


What are different?

Looking back my experience of starting a new project at Commercial Company and Online MBA, I found three important features if Remote would work or not.

  • Process
  • Tool
  • People
Process
In Online MBA program, organization provided a general guide and templates for creative and productive activities. And, we were able to create our team process and guideline by ourself at first when starting a new project.  Online MBA program is designed for 100% Online environment.
On the other hand, employees need to follow the process which is made and defined by Management, organization, or senior leadership team. Or employees need to get approval from their management team when implementing or updating processes. Also, it would usually be getting longer to change and/or update idea and processes at a large firm.
The existing processes were created for people to work at office. Management tried applying small update for Remote like as a software patch release.  Those were NOT created for improving creativity and productivity in the future complete Remote work environment. As a result, they tends to move back to Hybrid or “Back to Office”.

Tool
Tools have significantly improved last three years.  I have worked more than 20 years at global company. So, I needed to use various tools for remote work. From my experience, tools have been really improved I have never seen yet. Now, I’m using following tools usually.
  • Meeting: Zoom, Teams, Google Meet, most of meeting are done with those tools
  • Communication: Slack, Teams, Pronto, most of communication has been moved to those tools from e-mail. And I’m using communication tool more frequent than before COVID.
  • Collaboration: Miro, Smartsheet, Trello.  Project Management and ideation are driven better.
  • Business System: Salesforce, ServiceNow, Dynamics, PowerBI, Tableau
  • Authorization: OKTA
I’m using either tool at Commercial Company or Online MBA. However, I found one difference between Commercial Company and Online MBA - Guideline, facilitation, management are defined and prepared well or not. For example, At least one person needs to facilitate well for team members drawing idea, input them into board, and someone summarize as report if we would like to drive creative work on Miro board.  People cannot drive workshop or meeting without guideline and a trained facilitator despite there is a great template.
As a common opportunity, on the other hand, Tools can be improved more.  For example, Zoom is one of great online meeting tool.  Comparing to the “real” office meeting, Zoom does not work naturally for me.  I was aware that I usually looked at three screens below at the “real” meeting.
  • People: Primary speaker, and one or two commentator
  • Material
  • Note: My Note
Without any operation, I would like to look at those three screen.  For me, it is still difficult to set up this kind of meeting environment at remote.

People
Online MBA members were like as Entrepreneurs because they are owner, funding money and trying to outcome (degree) for themselves.  On the other hand, at commercial company, employees provides “Time”, “Experience”, “Skill”, “knowledge” to the firm, and receive outcome (salary).  From this point of view, I consider following things works well for “remote” work at Online MBA.
  • Project is “my” project for each team member. As a result,
    • Everyone lean in project proactively
    • Everyone tried to make better outcome
  • Tried to define and understand team common tools and processes, and leverage them. To do so,
    • Tell team members if I can or not 
    • Ask team member if I cannot 
    • Other team members tried to resolve issue immediately
From my perspective, it cannot be realized if employer or management expects their employees to have “entrepreneurial mind” because their system is not made up for their employee to have it.  RSU or Stock option at global commercial company is also NOT enough. 


Conclusion

We will be able to have and set up better working environment at Remote than Hybrid or Office soon technically from Tool aspect. To consider People and Process, it would be difficult to make more productive and creative with Remote at most of commercial companies than Hybrid or Office.  For a while there are two choices.
  1. Segregate “Focus transactional work” or “Creative work”, and apply “At Home” or “At Office” as Hybrid
  2. Form a team with people like as Online MBA member

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